1. Quiénes somos
La Asociación de Cartografía Colaborativa de Colombia (AC3), identificada con NIT 901.888.910-7, con domicilio principal en Bogotá D.C., dirección Carrera 45 # 61-31, oficina 101, correo electrónico [email protected] y teléfono +57 3166214032, es responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política.
2. Para qué existe este documento
Explicar qué datos personales recogemos, para qué los usamos, cuánto tiempo los guardamos, con quién los compartimos y cómo puede usted ejercer sus derechos sobre ellos. Aplica a toda persona cuyos datos tratamos: asociados, donantes, participantes de cursos y jornadas de mapeo, personas que reportan información en nuestras plataformas y quienes nos contactan.
3. Qué datos recogemos y con qué finalidad
| Base de datos | Qué contiene | Para qué la usamos |
| Asociados | Identificación, copia del documento, RUT, nombre, dirección, correo, teléfono, usuario de OpenStreetMap y de Telegram, motivo de afiliación. | Tramitar y mantener la afiliación, convocar asambleas, cumplir obligaciones contables y tributarias, y adelantar la debida diligencia de prevención de lavado de activos (SARLAFT). |
| Datos demográficos de asociados | Género, pertenencia a grupo LGBTI, discapacidad, pertenencia étnica y condición de víctima, desplazado o reinsertado. | Únicamente para reportar indicadores de diversidad en formatos oficiales, como el RUES. Su entrega es voluntaria. |
| Participantes de actividades | Nombre, correo, organización, asistencia. | Organizar cursos, jornadas de mapeo y eventos; expedir certificados de participación. |
| Colaboradores de plataformas | Alias, número de teléfono, ubicación del dispositivo o del punto de medición, fotografías. | Operar las plataformas de recolección de datos de la Asociación y publicar los datos ambientales o cartográficos resultantes de forma anonimizada. |
| Contactos institucionales | Nombre, cargo, entidad, correo, teléfono. | Gestionar convenios, alianzas y comunicaciones institucionales. |
No usamos los datos personales para fines comerciales, no los vendemos y no los cedemos a terceros para que los usen por su cuenta.
4. Datos sensibles
Algunos datos que recogemos son sensibles según el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012: los relativos a origen étnico, salud, orientación sexual y condición de víctima, desplazado o reinsertado.
Usted no está obligado a entregarlos. Responder esas preguntas es voluntario, negarse no tiene ninguna consecuencia sobre su afiliación ni sobre su participación, y cuando los recogemos lo hacemos con su autorización expresa, los guardamos con acceso restringido y los usamos solo para el fin declarado.
5. Datos de niñas, niños y adolescentes
Cuando el titular es menor de edad, la autorización la otorga su representante legal, y se tiene en cuenta la opinión del menor. Estos datos se tratan con el mismo cuidado que los sensibles y solo para las finalidades de afiliación y participación descritas.
6. Datos que publicamos
AC3 promueve la cartografía abierta y el uso de datos libres en beneficio de comunidades, instituciones y proyectos en Colombia. En desarrollo de ese propósito, la Asociación y su comunidad producen y publican información cartográfica y, en algunos proyectos, mediciones ambientales. Esa publicación es parte de la razón de ser de la Asociación, y por eso conviene precisar qué se publica y qué no.
La distinción es la siguiente:
- Se publica la información geográfica y las mediciones: ubicaciones de infraestructura, edificaciones, vías, registros de lluvia y similares. Cuando una medición proviene de un domicilio particular, su ubicación se publica redondeada, de modo que no señale una vivienda concreta.
- No se publica nunca su nombre, alias, teléfono, correo, dirección, documento ni fotografías.
Los datos que la comunidad aporta a OpenStreetMap quedan sujetos a la licencia abierta de ese proyecto.
7. Con quién compartimos datos
- Autoridades, cuando exista una obligación legal o una orden judicial.
- Proveedores de servicios tecnológicos que actúan por cuenta nuestra y solo siguiendo nuestras instrucciones: correo, almacenamiento en la nube, formularios y hospedaje.
Transferencia internacional. Algunos de esos proveedores almacenan la información en servidores fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al autorizar el tratamiento usted autoriza esa transferencia, que se realiza bajo las condiciones de seguridad y confidencialidad de esta política.
8. Cuánto tiempo guardamos los datos
Mientras dure su vinculación con la Asociación y, después, durante el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias. Vencido ese plazo, los datos se suprimen o se anonimizan.
9. Sus derechos
Como titular de sus datos, usted puede:
- Conocer qué datos suyos tenemos y cómo los hemos usado.
- Actualizarlos y rectificarlos cuando estén desactualizados o sean inexactos.
- Solicitar prueba de la autorización que otorgó.
- Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, salvo cuando exista un deber legal de conservarlos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Negarse a entregar datos sensibles, sin consecuencia alguna.
10. Cómo ejercerlos
Escriba a [email protected] indicando su nombre, la solicitud y un dato de contacto. La atención de consultas y reclamos está a cargo de la Representación Legal de AC3, que responde directamente o designa a quien deba atenderlas.
Responderemos las consultas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes y los reclamos dentro de los quince (15) días hábiles, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si no fuera posible en ese plazo, se lo informaremos con los motivos y la nueva fecha.
11. Seguridad
Aplicamos medidas razonables para proteger la información: acceso restringido a quienes lo necesitan por su función, copias de respaldo y control de quién consulta las bases que contienen documentos de identidad o datos sensibles.
12. Vigencia
Esta política rige desde el 31 de agosto de 2026. Las bases de datos se conservarán durante el tiempo señalado en el numeral 8. Cualquier cambio sustancial se comunicará por los canales habituales de la Asociación antes de su entrada en vigor.